Manajemen aplikasi SIPATEN BBM dirancang secara berjenjang dan terdistribusi untuk memastikan setiap tahapan berjalan dengan aman dan terkendali, memisahkan dengan jelas antara siapa yang mengelola akses (Admin), siapa yang mengelola proses (Petugas & Pimpinan), siapa yang mengeksekusi di lapangan (SPBU), dan siapa yang mengawasi semuanya (Dinas Perikanan dan Bag. Ekonomi SDA).

Secara singkat, manajemennya terbagi menjadi empat pilar utama: 

1. Manajemen Pengguna (Dikelola oleh Admin)

Ini adalah fondasi dari sistem, admin memiliki kendali penuh untuk mendaftarkan siapa saja yang berhak mengakses aplikasi, mulai dari nelayan hingga petugas SPBU dan dinas terkait. Ini memastikan hanya pihak yang sah yang bisa masuk ke dalam sistem.    

2. Manajemen Proses (Dikelola oleh Petugas & Pimpinan)

Ini adalah inti dari alur kerja. Petugas bertindak sebagai gatekeeper pertama yang memverifikasi dan melengkapi data, sementara Pimpinan (Camat) memegang otoritas final untuk menyetujui. Pembagian tugas ini memastikan adanya mekanisme check and balance.

3. Manajemen Eksekusi (Dikelola oleh Petugas SPBU)

Ini adalah manajemen di tingkat lapangan. Petugas SPBU hanya bisa melayani pemohon yang QR Code-nya valid (sesuai SPBU, kuota, dan masa berlaku). Mereka bertugas mencatat transaksi secara real-time, yang langsung memotong kuota dan mencegah penyelewengan.

4. Manajemen Pengawasan (Dikelola oleh Dinas Perikanan dan Bagian Ekonomi dan SDA )

Ini adalah pilar transparansi. Petugas, Pimpinan, Dinas Perikanan, dan Bagian Ekonomi dan SDA memiliki akses ke dasbor laporan yang sama. Mereka bisa memantau semua data secara langsung tanpa bisa mengubahnya, memastikan semua proses berjalan transparan dan akuntabel.